NPOのための情報セキュリティ対策入門 ～具体的なリスク事例とすぐにできること～
はじめに
NPOの運営において、活動内容の推進や資金調達、広報など、様々な業務に日々追われていることと思います。その中で、「情報セキュリティ」について、漠然とした不安は感じているものの、具体的に何をすれば良いのか分からず、後回しになっている方もいらっしゃるかもしれません。
個人情報や団体の重要な情報が漏洩したり、Webサイトが改ざんされたりといった情報セキュリティ上の問題は、NPOの信頼を大きく損なう可能性があります。しかし、専門的な知識がなくても、中小規模のNPOでもすぐに実行できる現実的な対策は確かに存在します。
この記事では、NPO運営で実際に起こりうる情報セキュリティのリスク事例と、それらに対する具体的な対処法や予防策を分かりやすく解説します。ぜひ、貴団体のリスク対策を始める一歩として、この記事を参考にしていただければ幸いです。
情報セキュリティリスクとは何か
情報セキュリティリスクとは、情報資産（データやシステムなど）に対して、漏洩、改ざん、破壊、利用停止などの事態が発生し、組織の活動に損害を与える可能性を指します。
NPOにおいては、以下のような情報資産が主なリスクの対象となります。
- 個人情報: 会員、寄付者、ボランティア、サービス利用者などの氏名、住所、連絡先、支援内容など。
- 活動に関する情報: 事業計画、議事録、財務情報、助成金申請書類など。
- IT資産: パソコン、スマートフォン、サーバー、Webサイト、メールシステムなど。
これらの情報資産が適切に管理されていないと、様々なリスクに直面する可能性があります。
具体的な情報セキュリティリスク事例
NPOの現場で起こりうる具体的なリスク事例をいくつかご紹介します。
事例1：個人情報の誤送信・漏洩
- 状況: メールで複数の会員に一斉送信する際に、宛先をBCCではなくCCに入れてしまい、全員のメールアドレスが互いに見えてしまった。あるいは、名簿ファイルを誤って添付して送信してしまった。
- 影響: 個人情報が漏洩し、会員からの信頼を失う。場合によってはプライバシー侵害として法的な問題に発展する可能性もある。
事例2：パソコンや記録媒体の紛失・盗難
- 状況: 団体が管理するノートパソコンやUSBメモリを外出先で紛失したり、事務所が空き巣被害に遭い機器が盗まれたりした。機器には会員名簿や事業の機密情報が保存されていた。
- 影響: 重要な情報が外部に流出し、悪用される可能性がある。事業継続が困難になる場合もある。
事例3：フィッシング詐欺やウイルス感染
- 状況: 差出人不明のメールに添付されたファイルを開いたり、誘導された偽サイトにID・パスワードを入力したりしてしまった結果、パソコンがウイルスに感染し、情報が抜き取られたり、システムが停止したりした。
- 影響: 団体の情報が漏洩・破壊される。システムが利用できなくなり業務が停止する。団体のパソコンを踏み台にして第三者に攻撃を仕掛けてしまう可能性もある。
事例4：Webサイトの改ざん
- 状況: Webサイトの管理が適切でなく、不正アクセスによってサイトの内容が書き換えられたり、不正なプログラムが埋め込まれたりした。
- 影響: 団体の公式情報として誤った情報や不適切な情報が発信され、信頼性が失われる。訪問者が被害に遭う可能性もある。
事例5：委託先からの情報漏洩
- 状況: 業務の一部（例：発送代行、システム開発、イベント運営など）を外部に委託したが、その委託先での情報管理が不十分で、委託した情報が漏洩した。
- 影響: 団体の責任が問われる可能性がある。委託先だけでなく、団体の信頼性も低下する。
リスクへの現実的な対処法（中小NPOでも実行可能）
上記のようなリスクに対して、すぐに実行できる具体的な対策をいくつかご紹介します。
1. 情報管理ルールの策定と共有
- 具体的な行動: 個人情報保護方針や情報セキュリティポリシーの簡単なルールを策定し、スタッフやボランティアと共有します。「個人情報はパスワード付きファイルに入れる」「外部に持ち出すデータは必要最低限にする」「不審なメールは開かない」など、基本的な項目から始めましょう。インターネット上には、NPO向けのひな形やテンプレートも公開されていますので、参考にできます。
- 実践のヒント: 複雑なルールは避け、誰でも理解できる平易な言葉で作成します。印刷して事務所に掲示したり、定期的な研修会で共有したりするのも効果的です。
2. パスワード管理の徹底
- 具体的な行動:
- 複数のサービスで同じパスワードを使い回さない。
- 推測されにくい複雑なパスワード（大文字・小文字・数字・記号を組み合わせた8文字以上）を設定する。
- パスワードは適切に管理し、安易に共有しない。
- 可能であれば、二段階認証や多要素認証を設定する。
- 実践のヒント: パスワード管理ツール（有料・無料あり）の利用も検討できます。
3. アクセス権限の設定と管理
- 具体的な行動: 共有ファイルサーバーやクラウドストレージを利用している場合、誰がどの情報にアクセスできるか、閲覧・編集・削除の権限を適切に設定します。必要最低限のメンバーのみが機密情報にアクセスできるようにします。
- 実践のヒント: 退職者やプロジェクト終了メンバーのアクセス権限は速やかに削除することを忘れないようにチェックリストに加えておきましょう。
4. データのバックアップ
- 具体的な行動: 重要なデータ（会員名簿、会計データ、事業計画など）は、定期的にバックアップを取ります。バックアップ先は、パソコン本体とは別の外部ストレージや、信頼できるクラウドストレージを利用します。
- 実践のヒント: バックアップの手順を決め、担当者を明確にします。バックアップが正しく取れているか、定期的に確認することも重要です。
5. セキュリティソフトの導入と更新
- 具体的な行動: 団体のパソコンやサーバーに、信頼できるセキュリティソフト（ウイルス対策ソフト）を導入し、常に最新の状態に更新します。OSや利用しているソフトウェアも常に最新の状態に保つように心がけます（アップデートを怠らない）。
- 実践のヒント: 無料のセキュリティソフトもありますが、法人利用可能なライセンスやサポート体制なども考慮して検討します。
6. 従業員・ボランティアへの教育
- 具体的な行動: 情報セキュリティに関する基本的な知識（不審なメールの見分け方、パスワードの重要性、SNS利用の注意点など）について、スタッフやボランティアに対して定期的に研修や注意喚起を行います。
- 実践のヒント: 難しい講義ではなく、具体的な事例を交えた短時間の情報共有会や、簡易なチェックテストなども効果的です。
7. 委託先との契約内容確認
- 具体的な行動: 業務を外部に委託する際は、契約書に情報管理や秘密保持に関する条項が含まれているか確認します。可能であれば、委託先がどのようなセキュリティ対策を行っているか確認することも検討します。
- 実践のヒント: 契約前に、委託先の信頼性や情報管理体制について情報収集を行います。
予防策・日頃からの備え
情報セキュリティリスクは、完璧にゼロにすることは難しいですが、日頃からの備えによって発生確率を減らし、被害を最小限に抑えることができます。
- 定期的なチェック: 上記の対策が適切に実行されているか、定期的にチェックする機会を設けます。年に一度など、決まった時期に行うと良いでしょう。
- 最新情報の入手: 新しいセキュリティリスクや対策に関する情報を、信頼できる情報源（IPAなど）から入手するように努めます。
- 専門家への相談検討: 不安な点や、より高度な対策が必要と感じる場合は、情報セキュリティの専門家や弁護士、行政書士などに相談することを検討します。
まとめ
NPO運営における情報セキュリティリスクは多岐にわたりますが、過度に恐れる必要はありません。まずは、貴団体の状況に合わせて、この記事でご紹介した具体的な事例や対策の中から、できることから一つずつ取り組んでいくことが大切です。
情報セキュリティ対策は、団体の重要な情報資産を守るだけでなく、支援者や地域からの信頼を得るための基盤となります。一歩ずつ着実に進め、安全で安心なNPO運営を目指しましょう。